Für Freelancer

Belege, Rechnungen & Bankabgleich — alles in einem

Freelancer können mit Belegix Belege scannen, Ausgangsrechnungen schreiben, den Bankabgleich automatisieren und KFZ-Kosten korrekt verbuchen — ohne separate Buchhaltungssoftware.

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DSGVO-konform · Server in der EU · Keine Kreditkarte

Rechnungen schreiben war nie einfacher.

Das Invoice Studio ist ab S inklusive. Professionelle Ausgangsrechnungen direkt in Belegix — mit Kundenstamm, EPC-QR-Code für SEPA-Überweisungen und direktem PDF-Versand.

Ausgangsrechnungen in Belegix

Rechnung anlegen, Positionen hinzufügen, PDF downloaden oder per Email verschicken — alles in Belegix. Kein Wechsel zu Word, Excel oder extra Software. Rechnungsnummer-Sequenz, Zahlungsziel und Briefpapier werden automatisch verwaltet.

Wer hat noch nicht gezahlt?

Die Offene-Posten-Übersicht zeigt alle unbezahlten Ausgangsrechnungen mit Fälligkeitsdatum und Tagen Verzug. Sortierbar, filterbar. Mit einem Klick als bezahlt markieren — oder Mahnstufe setzen.

Gutschriften & Korrekturrechnungen

Korrekturrechnung zum Original in einem Klick. Belegix hebt die falsche Rechnung auf und stellt die Gutschrift korrekt aus. Der UVA-Export berücksichtigt die Gutschrift automatisch im richtigen Zeitraum.

SEPA-QR auf jeder Rechnung

EPC-QR-Code nach SEPA-Standard wird automatisch auf jede Ausgangsrechnung gedruckt. Kunden können den QR-Code mit ihrer Banking-App scannen — keine IBAN-Tippfehler, sofortige Überweisung.

Bankabgleich — sauber per Upload.

Ab M lädst du Kontoauszüge (CSV, MT940, CAMT.053) hoch — Belegix gleicht Kontobewegungen automatisch mit deinen Belegen ab. Den automatischen Bank-API-Sync (finAPI) gibt es ab L.

Kontoauszug hochladen

Lade deinen Kontoauszug als CSV, MT940 oder CAMT.053 hoch — Export aus jedem österreichischen Online-Banking. Belegix schlägt automatisch passende Belege vor.

Offene Posten automatisch schließen

Sobald ein Geldeingang dem passenden Beleg zugeordnet ist, markiert Belegix den offenen Posten automatisch als bezahlt. Kein manuelles Nachpflegen, keine vergessenen Zahlungseingänge.

Steuerberater bekommt sauberes Material

DATEV-Export im Buchungsstapel-Format mit korrekt vergebenen Konten. Eingang als Aufwand, Ausgang als Erlös. Dein Steuerberater spart sich die Übertragung — du sparst die Stundensätze.

KFZ-Kosten korrekt verbuchen.

Vorsteuer-Abzugsfähigkeit pro Beleg, Privatanteil in Prozent, Pkw-Anschaffung im Anlagenverzeichnis. Belegix berechnet den Vorsteuerabzug nach AT §12 Abs. 2 öUStG — inkl. Privatanteil, ohne Fehler.

Vorsteuer-Abzug korrekt

Pro KFZ-Beleg legst du fest, ob die Vorsteuer abzugsfähig ist. PKW/Motorrad standardmäßig nicht abzugsfähig (AT §12 Abs. 2), LKW/Kleintransporter abzugsfähig. Du kannst den Einzelfall immer überschreiben.

Pkw im Anlagenverzeichnis

Eine Fahrzeug-Anschaffung aktivierst du im Anlagenverzeichnis (AVZ). Belegix erstellt den AfA-Plan, berücksichtigt die Luxustangente (§20 EStG) und die E-Pkw-Vorsteuer-Schwellen (VO 466/2019) automatisch.

Privatanteil & Vorsteuer

Nutzt du das Fahrzeug auch privat, hinterlegst du den Privatanteil in Prozent direkt am Beleg. Belegix schließt den Privatanteil aus dem Vorsteuerabzug aus und berücksichtigt ihn beim Jahresabschluss als Eigenverbrauch.

Dauerverträge für Leasing & Versicherung

Leasingrate oder KFZ-Versicherung als Dauervertrag erfassen — Belegix bucht die monatliche Rate automatisch und gleicht sie mit dem Kontoauszug ab. Kein manueller Aufwand jeden Monat.

Lieferantenstamm — Belegix lernt mit dir.

Einmal einen Lieferanten anlegen — und Belegix erkennt ihn beim nächsten Upload sofort. Kategorie, Steuersatz und Projekt werden automatisch zugewiesen.

Auto-Match nach USt-ID, Steuernummer, Name

Belegix matched neue Belege automatisch gegen deinen Lieferantenstamm — zuerst über USt-ID, dann Steuernummer, dann Namens-Fuzzy-Match. Du musst den gleichen Lieferanten nie zweimal kategorisieren.

Defaults setzen — Kategorie, Steuersatz, Projekt

Beim Lieferanten hinterlegst du einmal: Kategorie (z.B. 'Software & Tools'), Steuersatz (20 %), TaxScheme und Projekt. Jeder neue Beleg von diesem Lieferanten übernimmt die Defaults automatisch.

Kassabuch — BAO §131–132 ohne Mehraufwand.

Bar kassiert? Belegix schreibt den Bon automatisch ins Kassabuch. Kein Excel, kein Nachtragen — BAO-konform ab dem ersten Bon.

Automatische Kassabuch-Führung

Kassenbons werden beim Upload als Barzahlung erkannt und automatisch ins aktive Kassabuch eingetragen. Belegix berechnet den Tages- und Monatssaldo live aus deinen Belegen — kein manuelles Nachtragen.

BAO §131–132 Pflicht erfüllt

Pflicht für Einzelunternehmer mit regelmäßigen Bareinnahmen: Handwerk, Handel, Gastro, mobile Dienstleister. Belegix hält die gesetzlichen Aufzeichnungspflichten ein und stellt den Kassabuch-Export für Steuerberater und Finanz bereit.

In 3 Schritten — als Freelancer

1
Beleg scannen
Foto, PDF oder Drag & Drop. Belegix erkennt Lieferant, Kunde, Datum, Beträge, Kategorie und Richtung.
2
Posten verfolgen
Eingangsrechnungen wandern ins Archiv, Ausgangsrechnungen in die Offene-Posten-Liste. Bei Zahlungseingang einmal klicken — fertig.
3
Steuer-Export
Am Quartalsende oder Jahresende: CSV, DATEV-Buchungsstapel oder UVA-XML runterladen, an den Steuerberater schicken oder direkt ans FinanzOnline.

Häufige Fragen

Erkennt Belegix automatisch ob etwas Eingang oder Ausgang ist?

Ja. Trag bei der Registrierung deine Firma ein, und Belegix erkennt zuverlässig, ob du der Empfänger einer Rechnung bist (Eingang) oder der Aussteller (Ausgang). Die Treffsicherheit liegt typischerweise bei über 95 %.

Kann ich Rechnungen direkt in Belegix schreiben und verschicken?

Ja. Das Invoice Studio ist ab S inklusive. Du erstellst Ausgangsrechnungen mit Kundenstamm, Positionen, Zahlungsziel und EPC-SEPA-QR-Code, lädst sie als PDF herunter oder verschickst sie direkt per Email — ohne extra Software.

Wie sehe ich, wer noch nicht gezahlt hat?

In der Übersicht 'Offene Posten' — sortiert nach Fälligkeit, mit Ampel-Logik für überfällige Beträge. Eine Spalte zeigt die Tage Verzug. Mit einem Klick markierst du Rechnungen als bezahlt oder setzt eine Mahnstufe.

Wie funktioniert der automatische Bankabgleich?

Ab M lädst du Kontoauszüge (CSV, MT940 oder CAMT.053) aus deinem Online-Banking hoch. Belegix schlägt automatisch passende Belege vor und gleicht Kontobewegungen ab. Den automatischen Bank-API-Sync (finAPI) gibt es ab L.

Kann ich Fahrzeugkosten korrekt abrechnen?

Ja. Pro KFZ-Beleg (Tanken, Wartung, Versicherung) legst du die Vorsteuer-Abzugsfähigkeit fest — Pkw/Motorrad sind nach AT §12 Abs. 2 öUStG standardmäßig nicht abzugsfähig, Lkw/Kleintransporter schon. Den privaten Nutzungsanteil hinterlegst du am Beleg in Prozent. Größere Fahrzeug-Anschaffungen aktivierst du im Anlagenverzeichnis (AVZ) — mit AfA-Plan, Luxustangente und E-Pkw-Vorsteuer-Schwellen automatisch berechnet.

Welche Steuer-Exports gibt es?

CSV-Export aller Belege, UVA-Report als PDF und der BMD-, RZL- oder DATEV-Buchungsstapel — die in Österreich verbreiteten Kanzleisoftware-Formate. Ab M zusätzlich die UVA als FinanzOnline-XML (U30) für AT.

Wie viel Zeit spart Belegix einem Freelancer pro Monat?

Bei rund 50 Belegen pro Monat sind das etwa 4–5 Stunden weniger Excel und Suchen. Statt 30 Sekunden pro Beleg händisch zu erfassen, läuft alles in 5 Sekunden automatisch.

Brauche ich als Freelancer ein Kassabuch?

Wenn du regelmäßig Bareinnahmen hast (Honorare in bar, Marktstand, mobile Dienstleistungen, Gastro) bist du nach BAO §131–132 zur Kassabuch-Führung verpflichtet. Belegix führt es automatisch: Kassenbons werden beim Upload erkannt und sofort eingetragen, der Saldo ist jederzeit abrufbar. S hat ein Kassabuch, ab M sind es unbegrenzt viele — z.B. getrennt nach Standort oder Kasse.

Funktioniert das auch unterwegs am Smartphone?

Belegix ist eine PWA — installierst du als App auf den Homescreen und der Kamera-Modus öffnet sich direkt. Restaurant-Bon vom Mittagessen sofort erfasst, ohne App-Store, ohne Reibung.

Schluss mit Excel-Tabellen.

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